Skip to content

Samskabelse kræver systematik og et strategisk fundament

Arbejder du i en kommune eller en anden offentlig organisation, hvor samskabelse er en ambition? Så kan du sikkert lære noget af Rigspolitiet, som over de sidste syv år har arbejdet med co-creation på en vedholdende og systematisk måde – med strategisk prioritering og organisatorisk understøttelse.

Lea Gulstav Dalgaard og Bethina Louise Røge

Samskabelsesindsatsen i politiet har givet konkrete resultater ift. til at løse komplekse udfordringer med fx unges forbrug af narkotika, utrygt natteliv og it-kriminalitet. Og så har den ikke mindst resulteret i værdifulde organisatoriske erfaringer og metoder, som kan være guld værd for andre offentlige organisationer. Erfaringer og metoder er samlet i henholdsvis et casekatalog  og en værktøjskasse (se links).

Center for Borgerdialog har interviewet Rigspolitiets to tidligere samskabelsesspecialister, Bethina Louise Røge og Lea Gulstav Dalgaard, om deres erfaringer fra syv år i det organisatoriske maskinrum i samskabelsesindsatsen. Den seneste reform af Rigspolitiet betyder, at deres særlige funktion nedlægges. Her giver de et indblik i de erfaringer, de har gjort sig med samskabelse i politiet.

Forankret i den øverste ledelse
Initiativet til at arbejde med co-creation kom fra Rigspolitichefen tilbage i 2014. Lea Dalgaard fortæller:

-Den daværende rigspolitichef mente, at politiet havde brug for at åbne sig mere op og samarbejde med eksterne parter omkring større problemstillinger og komplekse udfordringer. Politiet samarbejder jo løbende med en række parter på mange forskellige måder, men ambitionen var at tage en mere helhedsorienteret tilgang i tråd med tiden.

Ifølge Bethina Røge har det været helt afgørende, at samskabelsesindsatsen blev understøttet oppefra:

-Det var en kæmpe fordel for indsatsen at have opbakning helt fra toppen og hele vejen ned – det gav momentum.  Co-creation blev skrevet ind i strategiske dokumenter på højt niveau med fokus på at arbejde helhedsorienteret med eksterne aktører omkring komplekse problemstillinger, fastslår hun.

 Organisatorisk blev indsatsen understøttet via tre implementeringsspor, som de mener har været helt afgørende for at lykkes: 1. Et metode-spor, hvor de to specialister løbende har udviklet metoder i samspil med politikredsene. 2. Et spor bestående af konkrete co-creation initiativer. Politiets samskabelsesinitiativer har været rettet mod komplekse udfordringer som bl.a. narkohandel, utryghed i natteliv, unges forbrug af narkotika i nattelivet, banderekruttering, IT-relateret økonomisk kriminalitet samt lokale indsatser i udsatte boligområder. 3. Et kompetenceudviklingsspor, der har sikret, at erfaringer og metoder kontinuerligt blev opsamlet og udbredt i organisationen.

Praksis og metodeudvikling spiller sammen
Bethina Røge understreger, at de tre parallelle implementeringsspor har givet et godt organisatorisk rygstød:

-Vi har gennemført en række konkrete initiativer, som adresserer strategisk prioriterede udfordringer, som udspringer af praksis. Det er en kæmpe styrke, at metoderne tager afsæt i virkeligheden og er blevet til i en løbende dialog med praktikerne. Samtidig med, at uddannelsessporet har givet samskabelsesindsatsen en større og bredere forankring i organisationen.

Lea Dalgaard supplerer:

-De tre spor har været et solidt grundlag og har spillet rigtig fint sammen.  Vi er blevet ved med at vende tilbage til de konkrete samskabelses-initiativer og bruge erfaringer herfra til at udvikle på værktøjskassen, samtidig med at vi underviste i de nye redskaber på en ny måde. De tre spor har hele tiden ligget som basen for vores fremdrift og implementering, siger hun.

Analyse, systematik og mod
Samskabelsesinitiativer i politiet foregår efter en model i syv faser – en systematik, der skal sikre, at co-creation initiativer baserer sig på analytiske indsigter. De første fire trin i modellen handler om at analysere og kortlægge den komplekse udfordring, der er tale om, og indkredse de aktører, som vil være relevante at samarbejde med for at løse den.

Grundidéen er, at co-creation som metode kun er relevant og nødvendig, når der er tale om en kompleks udfordring, som politiet ikke kan løse alene eller udelukkende ved at koordinere med andre parter. Derfor er det så vigtigt at bruge tid og energi på at analysere udfordringen, før man går i gang med at samskabe. At have mod til at prioritere en mere undersøgende og helhedsorienteret kortlægning og analyse – inden man inviterer samarbejdspartnerne ind og går i løsningsmode.

Grundigt forarbejde og den rigtige ankerperson
Lea Dalgaard påpeger, at det vigtigste for at lykkes med co-creation er et grundigt forarbejde:

– Når vi som specialister arbejdede sammen med politikredsene om en udfordring med co-creation metoden, etablerede vi altid en intern arbejdsgruppe med forskellige typer af fagligheder, som relaterede sig til problemstillingen. Udfordringen blev kortlagt og de relevante aktører blev identificeret. I praksis er det kortlægningen og analysen der synliggør, om initiativet skal skaleres op eller ned afhængig af udfordringens omfang.

En anden erfaring er, at rollen som ankerperson i det enkelte co-creation initiativ er helt central for at lykkes. Bethina Røge siger:

-Rollen som ankerperson er vigtig. Derfor skal det være en person, som kan blive dedikeret til opgaven over en længere periode og som har flair for det. Det kræver særlige kvalifikationer at tilgå opgaverne på en ny måde. Så det skal være en, der er indstillet på at have meget kontakt ud af huset og at optræde som politiets repræsentant med en forståelse af, hvad mandatet omfatter og uden at være for styrende. Det er en hårfin balance.

Hun mener, der er noget vigtigt i, at de eksterne aktører, som politiet inviterer til samarbejde, bliver inviteret ind på baggrund af en grundig kortlægning og analyse:

-Det arbejde bygger op til fase 5, hvor platformen for samarbejdet bliver etableret. Her betyder det meget, at alle parter kan se værdi i at være der. At de både er klar på deres egen fordel ved at være med og hvorfor analysen har peget på dem. Kort sagt: At de ved, hvorfor de er der – og ikke bare er inviteret med, fordi de plejer at være med i forskellige mødefora.

Kollegerne er eksperter
Bethina Røge peger på vigtigheden af at få forskellige kompetencer og perspektiver ind i den arbejdsgruppe, der skal kortlægge udfordringen og relevante samarbejdspartnere:

– Sæt det rigtige hold fra starten. Arbejdsgruppen skal rumme en tværfaglighed med kendskab til problemstillingen og være indstillet på, at samskabelse kræver en særlig måde at gå til opgaven på. Tværfagligheden bidrager til, at co-creation initiativet bliver bæredygtigt i politikredsen, fordi deltagerne kommer fra forskellige afdelinger. Det giver en fordel både i forhold til at få adresseret udfordringen på en politifaglig helhedsorienteret måde og i forhold til implementeringen af co-creation metoden bredt i politiet.

Som eksempel nævner hun ”Næverzone – nul narko i Næstved”, et co-creation initiativ som skal modvirke salg af narko og forebygge unges brug af stoffer i nattelivet. Den interne arbejdsgruppe rummede i begyndelsen to lokalbetjente, en analytiker, en kollega med erfaring fra specialpatruljen vedr. organiseret kriminalitet, plus en repræsentant fra ledelseslaget. Anbefalingen er, at en co-creation indsats altid knyttes tæt til det strategiske niveau.

Det gør en helt afgørende forskel, at det er kolleger, der til daglig er i berøring med udfordringen, som sidder i arbejdsgruppen. Bethina Røge fortæller:
– Kollegerne og lederne er eksperter på udfordringen på hver deres måde ud fra deres respektive operative funktion. Vores opgave har været at bidrage med det metodiske fundament og fremdrift og sikre løbende orientering hele vejen op igennem ledelseslagene. Man kan sammenligne det med et co-creation initiativ i sundhedssektoren: Her er det ikke nok at invitere en overlæge med ledelsesansvar og nogle konsulenter – det er vigtigt også at have de medarbejdere med, der har den tætte patientkontakt foruden naturligvis repræsentanter for patienterne og deres pårørende. Man kan altid diskutere, hvem der har den bedste forståelse af udfordringen – er det ledelsen, der arbejder på den store klinge – eller de medarbejdere, der står med det fra dag til dag?  Er det de berørte patienter og deres pårørende? Det er vigtigt, at alle relevante aktører er med.

Næverzone: Unge som medskabere
Også hvad angår samarbejde med eksterne parter beskriver samskabelsesspecialisterne Næverzone som det seneste vellykkede co-creation initiativ. Det gør en stor forskel, at alle relevante aktører er med helt inde i maskinrummet. Bethina Røge siger:

-Næverzone er et meget borgernært og spændende initiativ, fordi der er mange forskellige aktører med, bl.a. unge. Det har været en fornøjelse at se, at de unge gerne vil involvere sig aktivt som aktører og være samskabende. De unge er med til at kvalificere løsningerne, når de sidder sammen med andre aktører fra virksomheder, interesseorganisationer, uddannelsesinstitutioner, politi etc. På den måde bliver det muligt at lave idéudvikling og hurtige udviklingsspurter – det giver en helt anden energi. Når aktørerne sidder over for hinanden i en fælles sammenhæng som denne, får de også gjort op med nogle fordomme. Samtidig har parterne glæde af at opleve hinandens forskelligheder og perspektiver – det øger den gensidige respekt.

Et nyt målbillede
Arbejdet med co-creation udfordrede organisationens måde at sætte mål og evaluere på, fordi værdien af denne type indsatser er vanskelig at indfange med de traditionelle målemetoder. Derfor udviklede specialisterne et helhedsorienteret måleredskab som bl.a. involverer ’ringe i vandet’. Lea Dalgaard forklarer:

-Når man arbejder med samskabelse, er det vigtigt at være åben overfor nye måder at sætte mål på – og for at målbilledet kan ændre sig over tid i takt med, at omgivelserne og udfordringerne ændrer sig. Det er dynamisk – og kan være med til at skærpe initiativets relevans og fokusere det. Det er vigtigt for alle aktører i et samskabelsesinitiativ at kunne vise, at der løbende opnås resultater. Her må man have øje for flere forskellige typer målbilleder, der passer til de respektive aktører.

Har der været udfordringer i co-creation indsatsen? Ja, naturligvis –for eksempel var måleredskabet ikke udviklet til at starte med, fordi metodesættet blev udviklet i takt med de første pilotinitiativer. I takt med implementeringen af co-creation indsatsen og i takt med at initiativerne udviklede sig, blev målingen mere relevant for denne måde at arbejde på. Desuden har hændelser som terroranslaget i 2015 og pandemiudbruddet i 2020 haft en afgørende indflydelse på prioriteringen og dermed også på nogle af co-creation initiativerne.

Har de syv års arbejde med at udbrede og forankre co-creation i politiet så sat sig spor i organisationen? Ifølge de to specialister er svaret ja:

-Vi hører fra kollegerne i politikredsene, at de har fået nye redskaber, som de bruger i samarbejder med eksterne parter. Ikke kun i co-creation initiativer, men også bredere. For eksempel benytter de udvalgte dele af værktøjskassen til at udføre analyser – også i tilfælde hvor problemstillingen ikke kalder på samskabelse, fortæller Lea Dalgaard.

Bethina Røge supplerer:

-Der er også andre tegn på, at metoderne bliver spredt. For eksempel har vi hørt om eksempler, hvor politiet har givet metoden videre til kommunen, som de samarbejder med, slutter hun.

Back To Top